Регламент

РЕГЛАМЕНТ

Центру надання адміністративних послуг Баришівської районної державної адміністрації

 

1. Загальні положення

Цей Примірний регламент визначає порядок організації роботи Центру надання адміністративних послуг Баришівської районної державної адміністрації (далі - Центр), порядок дій адміністраторів Центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

1.1. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється за розпорядженням голови Баришівської районної державної адміністрації (далі - адміністрація).

1.2. Центр у своїй діяльності керуються Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про Центр, Регламентом Центру та іншими нормативно-правовими актами, що регламентують надання адміністративних послуг.

1.3. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, встановленому Законом України «Про адміністративні послуги».

1.4. Надання адміністративних послуг у Центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:

1.6.1. верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

1.6.2. рівності перед законом;

1.6.3. відкритості та прозорості;

1.6.4. доступності інформації про надання адміністративних послуг;

1.6.5. оперативності та своєчасності;

1.6.6. захищеності персональних даних;

1.6.7. раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

1.6.8. неупередженості та справедливості;

1.6.9. доступності та зручності організації надання послуг для суб’єктів звернень.

 

2. Вимоги до приміщення, в якому розміщується Центр

2.1. Центр знаходиться в центральній частині смт Баришівка. На вході до приміщення (будівлі) розміщується інформаційна вивіска з найменуванням Центру та графіком його роботи.

2.2. Вхід до Центру повинен бути облаштований пандусами для осіб з обмеженими фізичними можливостями. На прилеглій до Центру території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.

2.3. Графік роботи Центру затверджує голова адміністрації. У понеділок, четвер, п’ятницю, суботу Центр працює з 08 год. до 15 год., у вівторок, середу Центр працює з 08 год. до 20 год.

У зв’язку з необхідністю дотримання ст. 50 Кодексу законів про працю щодо норми тривалості робочого часу працівники Центру розробляють графіки змінності з урахуванням вимог ч.11 ст.12 Закону України «Про адміністративні послуги».

2.4. Приміщення Центру поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернень працівниками Центру. Суб’єкти звернень мають безперешкодний доступ до цієї частини.

Відкрита частина включає:

сектор прийому;

сектор інформування;

сектор очікування;

сектор обслуговування.

Відкрита частина розміщується на першому або другому поверсі будівлі.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій з використанням телефонного зв’язку, а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).

Вхід до закритої частини Центру суб’єктам звернення забороняється.

Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах, ніж відкрита частина.

2.5. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення Центру. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернень з питань роботи Центру.

2.6. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернень з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, а також у разі можливості - інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, телефонами, факсимільними апаратами та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернень необхідних документів.

2.7. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до Центру протягом дня, та облаштовується в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.

Сектор очікування у разі потреби обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, що мають проблеми із зором.

2.8. Сектор обслуговування повинен бути утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернень повинно мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора Центру.

2.9. Площа секторів очікування та обслуговування повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернень і роботи адміністраторів Центру.

Загальна площа секторів очікування та обслуговування становитьне менш як 50 кв. метрів.

2.10. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах (у разі їх наявності) розміщується інформація, зокрема, про:

2.10.1. найменування Центру, його місцезнаходження, номери довідкових телефонів, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;

2.10.2. графік роботи Центру (прийомні дні та години, вихідні дні);

2.10.3. перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр та відповідні інформаційні картки;

2.10.4. строки надання адміністративних послуг;

2.10.5. бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за адміністративними послугами та зразки їх заповнення;

2.10.6. банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

2.10.7. супутні послуги, які надаються в приміщенні Центру.

2.10.8. прізвище, ім’я, по батькові начальника Центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;

2.10.9. користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);

2.10.10. користування автоматизованою системою керування чергою (у разі її наявності);

2.10.11. Положення Центру;

2.10.12. Регламент Центру.

2.11. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернень місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернень та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.

2.12. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у секторі інформування на стендах–накопичувачах або стелажах у вільному доступі, та/або видаються працівниками Центру суб’єкту звернення.

2.13. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної у цьому розділі Регламенту, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, за можливості здійснюється розміщення інформаційних терміналів з голосовою та відеоінформацією, а також інформування іншими способами, які є зручними для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

2.14. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у Центрі можуть надаватися адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.

 

3. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

3.1. Голова адміністрації, а також начальник Центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

3.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це голову адміністрації, а також начальника Центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

4. Робота інформаційного підрозділу Центру

4.1. Для надання допомоги суб’єктам звернень у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності), консультування із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому суб’єктів звернень у Центрі може утворюватися інформаційний підрозділ.

4.2. Інформаційний підрозділ Центру також:

4.2.1. інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції Центру;

4.2.2. консультує суб’єктів звернень щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;

4.2.3. надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернень.

4.3. Центр підтримує роботу веб-сайту (або окремої веб-сторінки на сайті адміністрації), де розміщується інформація, зазначена у п. 2.10 Регламенту, а також інформація про місце розташування Центру та про громадський транспорт, яким можна дістатися до Центру.

4.5. Інформація, яка розміщується у Центрі та на веб-сайті Центру, повинна бути актуальною, повною, а також зручною для пошуку.

4.6. Суб’єктам звернень, які звернулися до Центру з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг Центром у спосіб, аналогічний способу звернення.

5. Керування чергою в Центрі

5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень у Центрі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.

5.2. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором Центру реєструється за допомогою терміналу в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).

5.3. У Центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до Центру та/або електронної реєстрації на веб-сайті Центру. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені начальником Центру години.

5.4. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернень.

6. Прийняття заяви та інших документів у Центрі

6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Центрі.

6.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.

6.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центрі особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

6.4.Якщо вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його/її повноваження.

6.5. Адміністратор перевіряє відповідність поданого пакету документів інформаційній картці адміністративної послуги, за потреби – надає допомогу суб’єкту звернення у заповненні бланку заяви. У випадку, якщо суб’єкт зверненнядопустив неточності або помилки при заповненні бланку заяви, адміністратор повідомляє заявника про відповідні недоліки та, за потреби, надає необхідну допомогу в їх виправленні. Всі виправлення під час прийняття вхідного пакету документів підтверджуються підписом суб’єкта звернення.

6.6. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

6.7. Адміністратор складає опис вхідного пакету документів (додаток 1) у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках.

6.8. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою (штампом) відповідного адміністратора із відміткою про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи, у випадку застосування у Центрі електронного документообігу – в електронній формі.

6.9. Адміністратор під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати бажані для суб’єкта звернення способи його повідомлення про результат надання адміністративної послуги (телефоном, засобами поштового зв’язку, електронною поштою), а також бажаний спосіб передачі суб’єктові зверненнярезультату надання адміністративної послуги(особисто чи засобами поштового зв’язку), про що також зазначається в описі вхідного пакету документів у паперовій та/або електронній формі.

6.10. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації у паперовій та/або електронній формі (додаток 2). Після внесення даних, справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакету документів.

6.11. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів електронною поштою (його відскановану копію)чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості).

6.12. Якщо під час прийняття вхідного пакету документів адміністратор виявив факт відсутності одного чи кількох документів, необхідних для отримання адміністративної послуги (передбаченого законом та відповідною інформаційною карткою адміністративної послуги) та/або очевидну помилковість, неточність чи неповноту відомостей, адміністратор, за вибором суб’єкта звернення, або реєструє вхідний пакет документів з недоліками, або повертає документи суб’єктові звернення без реєстрації для усунення недоліків.

6.13. При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх неусунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні – описі вхідного пакету документів, а за можливості також, негайно, повідомляється телефоном.

6.14. Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через Центр із фіксацією цих дій в матеріалах справи та журналі реєстрації. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну). Внесення додаткових документів та/або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).

6.15. У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.

6.16. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор формує справу у паперовій та/або електронній формі, за потреби (і за можливості)здійснює її копіювання та/або сканування.

6.17. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі (додаток 3), крім випадків коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративних послуг. Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуг, та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.

7. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

7.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 6 цього Регламенту, адміністратор, не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів, зобов’язаний направити (передати) вхідний пакет документів суб’єкту надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка у листі-проходженні справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її направлено, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.

7.2. Передача справ у паперовій формі від Центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня шляхом доставки працівником Центру або в інший спосіб.

7.3. У разі, якщо адміністративна послуга потребує декількох дій (етапів) для її вирішення та дозволяє паралельне опрацювання справи двома і більше суб’єктами надання адміністративних послуг, адміністратор забезпечує проходження цих дій (етапів) у встановленому порядку відповідно до технологічної картки адміністративної послуги без участі суб’єкта звернення – шляхом міжвідомчої взаємодії (в тому числі, за можливості, із застосуванням електронного документообігу). Зведення матеріалів справи здійснюється суб’єктом надання адміністративної послуги, що ухвалює (або готує) кінцеве рішення у справі.

7.4. Отримавши справу, суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, а також прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.

7.5. Субєкт надання адміністративної послуги зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.

7.6. Контроль за дотриманням суб’єктом надання адміністративної послуги терміну розгляду справи та прийняття рішень здійснюється адміністраторами, відповідно до розподілу обов’язків за рішенням начальника Центру.

7.7. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

 7.7.1. Своєчасно інформувати Центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

 7.7.2. Надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора Центру про хід розгляду справи.

 7.8. У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор Центру невідкладно інформує про це начальника Центру.

7.9. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного (повністю або частково відмовного) для суб’єкта звернення рішення, суб’єкт надання адміністративної послуги повинен врахувати, чи може отримання від суб’єкта звернення додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та відповідно – забезпечити право суб’єкта звернення на участь у процесі розгляду справи та прийняття рішення. Будь-яке додаткове витребування та отримання пояснень, інформації, документів від суб’єкта звернення здійснюється лише через Центр.

8. Передача вихідного пакета документів суб’єкту звернення

8.1. Субєкт надання адміністративної послуги зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, сформувати вихідний пакет документів та направити його до Центру, про що зазначається у листі-проходженні справи.

8.2. Адміністратор у день надходження результату надання адміністративної послуги здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа-проходження справи, а також до відповідного реєстру у паперовій та/або електронній формі.

8.3. Адміністратор Центру не пізніше наступного робочого дня після отримання вихідного пакету документів, повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений ним спосіб (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).

8.4. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб. Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зберігається в матеріалах справи.

8.5. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в Центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в Центрі, а потім передається для архівного зберігання.

8.6. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор Центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.

8.7. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і начальник Центру.

8.8. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі, зокрема заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи, визначені органом, що утворив Центр, зберігається у Центрі.

Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

 

Перший заступник  голови адміністрації     Д.М. Загуменний